原来还能这样开会？带你解锁智慧会议室管理新方式

会议室是现代企业重要的内外部沟通、协作组织形式，既是思维碰撞的前沿，各项决策的产出地，也是办公场所的“必争之地”：

“管理者需要会议室进行战略讨论、HR需要会议室组织员工培训、商务需要会议室接待外部贵宾商务谈判，部门人员之间各类的大小会议......”

重复开关设备：传统会议的设备（如：灯光、电脑、投影、窗帘、空调）等需手动调节，重复开启关闭，易造成设备损坏，人工维护浪费严重；

会议室使用情况不清楚，找不到空闲会议室，浪费大量等待会议时间。会议室类型多样化，公共会议室和内部会议预约流程不统一，会议室长期被占用等问题日益突出，矛盾越显加重；

会议前需耗费人力做大量的准备工作，如排座位、打印座位表、摆水牌、开关设备等；

传统会议纸张一直作为会议中传递资料的重要物料，不易携带，参会者随时可以带走会议资料，重要会议纪要易泄密......

为加强会议室的统一管理，精准匹配各个企业单位对会议室的使用需求，有效提高空间利用率，提升会议智能水平，浩翔智慧会议室以资源利用高效性和节能降耗为目标，通过物联感知智能终端对会议室信息进行采集、控制、集成和深度开发利用，优化会议管理模式，工作流程重组，提升会议效率，同时对会议场地管理标准进行管理运营，创造舒适高效、节能低耗、安全可靠的智能会议环境，使会议资源利用率更高，提供更便捷和直观的运营价值。

支持微信公众号、PC端预约，会议前用户可随时随地对空间闲忙状态进行查询/预约，生成报名海报，邀约参会人员，确认参会人数。

会议签到，无感体验

智慧会议室可通过刷脸、扫码签到或补签，智能识别，实现门禁解锁，室内设备联动，无需手动操作，无感化使用体验。

签到成功后同步显示参会人员信息：姓名、座位号、会议主题等，查看一周的会议日程安排，及时了解会议详细信息。

智慧会议室结合各空间使用习惯及场景，实现会议签到、门禁刷脸、扫码开门设备场景联动智能化控制，如一键开启“会议模式”，自动开启设备，会议结束后关闭，包括：电脑、视频矩阵、功放音响、灯光、空调、窗帘等。

门禁联动：与门禁系统动态授权联动，空间预约成功后，系统自动授予用户相应时段特定门禁的开放权限，过期再自动收回，动态分配权限，防止外来人员打扰。

环境监测：会议中环境监测设备实时对周围环境进行监测，系统通过对所采集的环测数据进行分析，必要时自动调节室内设备，实现物联感知信息和智能设备的联动管理，确保室内环境的舒适。

会议结束待参会人员全部离开后，自动关闭所有办公设备，绿色节能降耗省电，确保会议室资源能耗的有效利用。

通过对会议信息采集，导出参会人员，统计分析各部门会议室占用时间、会议资源使用情况，并将统计信息发送给管理者，为会议成本提供数据支撑，解决了企业场地管理方面的痛点，帮助企业合理规划，管理会议室资源。

与传统会议室模式相比，会议效率低下、会议方式单一、会议保密工作难以控制，无纸化会议实现了会议资料可管理、可归档、电子化。

无纸化智能会议系统为政府、企业单位等提供多种应用功能，包括：会议信息上传、阅读查看、文件交互传送、会议交流、信息记录等。

提供会前、会中、会后全流程服务，从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议实时记录，语音自动转化文字记录，会议内容自动生成会议报告，切实解决传统会议管理中的大量协调、组织、管理等琐碎工作，整体提升会议执行效率，协同内部信息系统，让“数据多跑腿，人员少麻烦”，提升信息化服务水平。

智能电子桌牌可上传参会人员信息，显示会议主题，自定义桌面显示背景，支持一键完成位置互换，自动依次补位，增加对应位置，取代了传统的塑料纸质/铜质桌牌，减轻会议材料纸张印刷准备工作量，节省纸张和办公耗材，提升会议效率，减少污染，助力“碳达峰、碳中和”，真正实现环保、节能、无纸化、高效、互动式的智能电子会议模式。

浩翔智慧会议室深度融合现代化组织工作流程，整合包括会前、会中、会后在内的全流程信息，将会议预约、会议签到、会议人员档案、能耗数据等进行梳理、整合与分析，突破物理空间障碍，为会议室预约提供应用、管理、预警和大数据深度学习促流程再造解决方案，使信息在企业内部自由流动，让数据互通、共享，节省人力管控的同时，提升用户体验，实现企业办公数字化、智能化，高效运作。